Pasos para crear una empresa en Colombia (2021)

Este artículo va dedicado para mis grandes ídolos que son los emprendedores. En el día de hoy, aprenderás en 10 simples pasos cómo constituir empresa en Colombia.

Lo primero que quiero decirte si estas acá, ¡te felicito! El simple hecho de tener la intención de crear empresa en Colombia es algo muy bonito, es algo de admirar. Ya son muchísimos procedimientos los que puedes hacer por ti mismo, los que puedes hacer con un grupo de trabajo que realmente forme ese proyecto o esa idea de negocio, y además, yo estaré aquí para apoyarte en esa parte contable, legal y tributaria que tanto necesitas. 

 

Para empezar, en Colombia existen varias entidades directamente relacionadas con la constitución de una empresa de manera legal, las cuales son:

1. LA DIAN: Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales.
2. CC: La Cámara de Comercio (de la ciudad donde quieras constituir tu empresa).
3. Secretaria de hacienda.
4. Entidad bancaria.

En un principio, podemos escoger si queremos empezar siendo persona natural o persona jurídica. La diferencia más grande que podemos resaltar, es que si siendo una persona natural a mi negocio le va mal, tendré que responder con mi capital personal (mi carro, mi casa, mi oficina o cualquier cosa que se encuentre a mi nombre). Esto es algo que podemos evitar si me constituyo como empresa, donde a priori responderé con el capital que fue invertido para la constitución de la misma. Entre otras las responsabilidades se encuentran las tributarias. 

En Colombia, más del 90% de empresas constituidas son S.A.S. A continuación, vamos a ejemplarizar el proceso en 10 pasos para crear una empresa en Colombia.

10 PASOS PARA CREAR UNA EMPRESA EN COLOMBIA

1º – CONSULTAR DISPONIBILIDAD DEL NOMBRE QUE ESCOGIÓ PARA SU EMPRESA Y LAS ACTIVIDADES QUE DESARROLLAREMOS EN NUESTRA EMPRESA

Damos el nacimiento a ese «hijo» como lo suelen llamar los emprendedores, así que lo coherente es que ese hijo tenga un nombre que sea único, se diferencie de los demás y que el nombre no lo tenga nadie más. 

Si ya tenemos un nombre, ya hemos hecho un estudio y finalmente sabemos cómo llamarla, entonces vamos a revisar que este nombre no lo tenga ninguna otra empresa. Una herramienta importante, más no definitiva, es consultarlo en el RUES y así verificar que el nombre escogido no exista o esté en uso.

ACCESO DIRECTO AL RUES

Tendremos que tener claridad en el tipo de actividades que vamos a desarrollar, afortunadamente en Colombia existe algo llamado CIIU que es reconocido a nivel internacional por esas actividades que nosotros desarrollemos, es muy importante la elección de ese código CIIU que describa perfectamente la actividad que vamos a desarrollar, lo que hacemos.

ACCESO DIRECTO AL CIIU

Podrás escoger más de una actividad, ya que existe la actividad principal, la actividad secundaria, etcétera. Claramente la elección de estas actividades no solamente tiene como fin identificar a que nos dedicamos, sino poder fijar los impuestos por la realización de dichas actividades específicas.

2º – ESTATUTOS, PRESENTACIÓN DE FORMULARIOS RUES (REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL)  Y COPIA DE LA CÉDULA

Los estatutos se pueden descargar en Internet ya que hay infinidad de formularios, pero muchos emprendedores suelen descargar dichos formularios y digitan simplemente los nombres, y no se dan cuenta de la verdadera utilidad que tienen los estatutos.

Y, ¿qué son los estatutos? Los estatutos son las reglas del juego de la empresa y de los socios que hagan parte de la empresa, ¿qué es lo que yo quiero que pase en la empresa? ¿cada cuánto se cambiará el representante legal? Es aquí donde vamos a especificar todas las cláusulas, las condiciones, quién va a ser el representante legal y dónde van a estar estipuladas las acciones que tendrá cada accionista. Este estatuto va a ser importante porque cada decisión que se tome deberá ser aprobada o estipulada en el estatuto.

También deberemos llevar los formularios que se exigen, la cédula del representante legal (quien haya sido escogido por los demás socios), la cédula del suplente (quien hará de representante legal cuando éste no pueda asistir por algún motivo) y la cédula de los accionistas.

3º – SOLICITAR EL PRE-RUT

¿Qué necesitas para solicitar el Pre-RUT? Este paso es muy sencillo, simplemente necesitas diligenciar previamente el formulario que se encuentra de manera online.

ACCESO DIRECTO AL PRE-RUT

4º – INSCRIPCIÓN DE REGISTRO MERCANTIL EN LA CÁMARA DE COMERCIO

Lo siguiente que debes hacer es solicitar el registro mercantil en la Cámara de Comercio de tu ciudad. Recuerda que por este registro se genera un impuesto, y dicho impuesto será liquidado en la Cámara de Comercio y usted lo deberá pagar sobre el capital asignado.

5º – ABRIR UNA CUENTA BANCARIA

Es muy importante tener en cuenta que ésta no puede ser tu cuenta bancaria personal o al cuenta de alguno de los socios de la empresa que se está constituyendo. La cuenta bancaria debe ser registrada a nombre de la empresa. Mi consejo es que dentro de los puntos que evaluamos para elegir una entidad bancaria de otras, trates de evaluar las exigencias de tus clientes y la globalización. Por ejemplo, si en un futuro quieres tener una cuenta online (supernet) o quieres incorporarte al mundo digital, debes de escoger un banco que cumpla con dichas necesidades.

En esta entidad se deberá presentar una serie de documentación relacionada que ya hemos presentado en otras entidades:

• Pre-RUT.
• Certificado de Cámara y Comercio.
• Copia del representante legal.
• Formulario.

La entidad bancaria nos entregará un certificado de que nuestra empresa tiene activa una cuenta bancaria. 

6º – SOLICITAR NUESTRO NIT DEFINITIVO EN LA DIAN

Una de las entidades más conocida en Colombia es la DIAN, que es la encargada de todo lo relacionado con impuestos. 

Esta entidad nos proporcionará el RUT. El RUT es el típico documento que todos vemos en los establecimientos de comercio, donde claramente dice, a qué nos dedicamos, cuál es nuestro domicilio, número de teléfono, y demás información legal de la empresa.

Allí también encontraremos el NIT (Numero de Identificación Tributaria). Igualmente, en esta entidad nos pedirán una serie de requisitos:

• Fotocopia del representante legal.
• Certificación de la cuenta bancaria.

Llevando estos documentos obtendremos el RUT y la firma digital que nos permitirá presentar todas las declaraciones que tengamos que presentar a través del portal de la DIAN. Valga aclarar que la firma digital siempre se asigna a una persona natural, por ello esa firma siempre se le da al representante legal.

7º – INSCRIPCIÓN DE RUT EN LA CÁMARA DE COMERCIO

Llegados a este punto procederemos a registrar el NIT que nos proporcionaron en la DIAN. Se debe tener en cuenta que es para personas jurídicas ya que se está hablado de la creación de una S.A.S.

8º – SOLICITAR LA RESOLUCIÓN DE FACTURACIÓN

Antes podíamos escoger diferentes tipos de facturación y la DIAN no tenia o intervenía directamente en ese proceso de facturación, ahora lo que la DIAN dice es que quiere intervenir en el proceso de FACTURACION para evitar diferentes aspectos entre ellos la evasión, tener mucho más control e intervenir en esta actividad de facturación.

Si no sabes nada de facturación electrónica ¡Tranquilo! En los próximos artículos estaremos hablando de ello mientras tanto puedes te dejo un video donde lo explico.

Manera tradicional: Se diligenciará un formulario, exigido por la DIAN y allí se estipulara por ejemplo, ¿Cuántos talonarios de que numero a que numero? (Esto si no es facturador electrónico). Todo este trámite siempre será mejor consultarlo específicamente con la DIAN o tu consultor Contable y Tributario.

(Vídeo que tal vez te puede interesar: ¿Qué es la FACTURACIÓN ELECTRÓNICA? Colombia 2020 )

9º – INSCRIPCIÓN DE LOS LIBROS OFICIALES

¿Cuáles son estos libros oficiales?

• Libro de accionistas

Aquí vamos a realizar las ventas de acciones que se hagan, si cedemos acciones, etc.

• Libro de Actas

Aquí vamos a especificar cada cambio que hagamos es decir si hacemos un cambio de representante legal deberá ir registrado en este libro, si tenemos una reunión de un acontecimiento importante para la empresa.

Entonces vamos a tener dos libros específicos que debemos inscribir en la Camara de Comercio. 

10º – SECRETARIA DE HACIENDA

Esta entidad también cumple una función muy especial en la creación de nuestra empresa porque a ella le vamos a solicitar:

• Registro de industria y comercio
• Permiso de suelos ya que todos los lugares no son permitidos para cierto tipo de actividades, no es lo mismo una oficina de contadores que una casa de eventos, por ejemplo.
• Licencia Sanidad y de seguridad.

SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

Probablemente tengas dudas relacionadas con la contratación del personal, desde DCS sabemos que estas ante una de las decisiones más importantes, pero que representa un gran avance en tu emprendimiento… Esos colaboradores que te permitirán potenciar tu negocio.

Debes saber que uno de los primero pasos es la contratación de empleados ante el SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL, y la previsión a por lo menos 6 meses de lo que te costara sostener el personal durante los primeros meses de tu emprendimiento.

(Vídeo que tal vez te puede interesar : ¿Cuánto cuesta contratar un empleado en Colombia✅ 2020?)

Por ultimo y no menos importante, recuerda que no solo bastara con recurrir a estas entidades sino tener acompañamiento de un profesional, un buen consultor contable y tributario, que no solo te hará un estudio enfocado al tipo de sociedad que quieras constituir y  de la actividad económica que vayas a realizar, sino que también estudiara a que beneficio tributario podrás aplicar (La ley projoven, emprendimientos relacionados con la economía naranja, etcétera), los impuestos de los que serás responsables y no olvidara ningún trámite que te permita estar constituido de manera satisfactoria  en Colombia de manera legal.

Efectivamente desde nuestra consultora podemos ayudarte en todo este proceso y orientarte de la mejor forma tanto en aspectos de creación de empresa como fiscales, legales y contables.

Recientemente integramos una nueva línea de negocio a nuestros servicios, relacionada con todo lo que tiene que ver con comercio electrónico y transformación digital para las empresas tradicionales.

NUEVAS OBLIGACIÓNES

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

La facturación en Colombia es una realidad, y son muchos los emprendedores Colombianos que ya facturan y facturarán bajo esta modalidad en el 2021.

Si apenas estas emprendo este proceso ¡No te preocupes! desde DCS Accounting Consultants, hemos creado una lista de reproducción con todo necesitas saber para cumplir con esta obligación.

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